Luego de ver el ejemplo de Juan, sabemos que la Ley Orgánica de Protección de Datos ayuda a que la información de vuestros clientes sea manejada de forma correcta. Pero si tenéis una empresa más grande, ¿cómo la Ley Orgánica de Protección de Datos influye en cada uno de los departamentos de la compañía?

En el siguiente post hablaremos de la importancia de respetar esta nueva ley para el departamento de marketing, para que las futuras relaciones comerciales no se vean afectadas y evitar sanciones.

La finalidad de esta ley es garantizar la protección y el buen tratamiento de datos de carácter personal. Los datos son divididos en tres niveles según el nivel de la información recogida

  • Nivel básico: datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, número de tarjeta.
  • Nivel medio: datos a cerca de infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas.
  • Nivel alto: datos a cerca de ideología, religión, creencia, origen racial, salud, o violencia de género.

El responsable de estos datos y de su tratamiento será la persona que decida sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales, el controlador de datos. Y por tanto será sobre quién recaerán las obligaciones establecidas por la LOPD, y quien deberá hacer que se cumpla la Ley.

El Departamento de Marketing: Con la puesta en práctica de la LOPD, la tarea para este departamento se hará más difícil; por ejemplo el uso de  las direcciones de correo electrónico para hacer email marketing. Es decir ahora se necesita tener el consentimiento de los clientes por escrito como respaldo para que se les envíe información,  ya no se podrá enviar emails sin su permiso sin ser multados hasta con el 4% de los ingresos totales dependiendo de la gravedad de las infracciones. Por otro lado si tenéis vuestro domicilio legal fuera de la Unión Europea pero trabajáis con datos de ciudadanos de la UE, la LOPD se aplica para vosotros.

¿Cómo será el impacto de la LOPD en mis actividades de marketing?

Fuente: https://blog.hubspot.com/marketing/what-is-the-gdpr

Si trabajáis con el inbound marketing, debéis considerar los principios de la LOPD en cada una de las etapas desde atraer a los clientes mediante la recolección de datos con transparencia entre ambas partes y la minimización de los datos, hasta la fidelización de los mismos. Continuando con el ejemplo de Juan del anterior post, pensemos que creó una agencia de publicidad y marketing, es necesario que él tenga claro que debe hacer con la información de cada uno de sus clientes. Por ejemplo, si Pedro, le solicita la realización de una campaña de marketing para su compañía, Juan debe hacerle firmar un consentimiento de manejo de datos confidenciales e informarle como podrá ser usada su información.

El segundo paso es el almacenamiento de los datos y el procesamiento. La empresa de Juan solo podrá usar la información para los fines que el cliente acepto que sean usados, si pretenden transferir esta información deben tener un nuevo consentimiento del cliente. Debe estar almacenada de manera segura en concordancia con las medidas de seguridad de la LOPD y según el nivel de la información podría estar encriptada. La información debe también ser exacta y la empresa debe tener archivos de respaldo para probar que están cumpliendo con la LOPD.

Finalmente al final de la relación, las organizaciones solo pueden retener datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con el propósito de la recopilación. Por lo tanto, si la relación finaliza por algún motivo, deben asegurarse de contar con una política de retención de datos que describa por cuánto tiempo conservarán los datos de esa persona y la justificación comercial para conservar los datos durante ese período específico. O si el cliente solicita en cualquier momento que sus datos se eliminen, el controlador de datos tiene que cumplir con esa solicitud y confirmar la eliminación, no solo de sus propios sistemas, sino de los sistemas de proveedores a la baja que procesaron esa información en nombre de la organización.

¿Por qué es importante que el departamento de marketing respete la LOPD?

Dentro de las organizaciones, el Departamento de marketing es aquel que debe estar más atento a cumplir con esta ley de tal manera que la atención de las personas sea tratada con el respeto que se merece, para  mejorar la transparencia  y crear una relación de confianza y a largo plazo. Las Ley Orgánica de Protección de Datos representa una oportunidad para todos los negocios para hacer un trabajo positivo poniendo los intereses de sus clientes primero aunque supone un trabajo más duro ya que deben prestar mayor atención y ganarse el derecho de comunicarse con ellos.

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